約30年使ったオートリース業務システムを刷新――札幌レンタリースがSOFICOの「Miles」で進めた業務の一元化

札幌レンタリース株式会社は、約30年にわたり利用してきたオートリース業務システムを、SOFICOの「Miles」へ刷新しました。

背景にあったのは、長年のカスタマイズや改修によって生じていた既存システムの制約に加え、税制や新リース会計基準などの制度変更、そして多様化するリース契約や顧客ニーズへの対応です。

Milesの導入後は、これまでExcelで個別に管理していた業務データを集約。複数の画面を確認しながら作業できるようになったほか、顧客単位で複数台分をまとめて処理できるようになり、日々の事務負担が軽減されています。こうした変化は、現場がお客様への対応により多くの時間を充てることにもつながっています。

本記事では、札幌レンタリースがなぜ長年利用した業務システムの刷新を決断したのか、SOFICOとのプロジェクトをどのように進めたのか、そしてMilesの稼働後に現場の業務がどのように変化したのかを、常務取締役の落合正裕様をはじめとする皆様の声とともに紹介します。

※導入当時の製品名称は「Miles」です。現在は「SOFICO Miles Enterprise」の名称で提供されています。

この記事のポイント

既存システムを刷新――制度変更と多様化する顧客ニーズに備える

札幌レンタリースがシステム刷新に踏み切った背景には、長年利用してきた既存システムの制約と、制度や事業環境の変化がありました。

札幌日産自動車グループの一員として、地域に根ざしたオートリース事業を展開する札幌レンタリース。同社では、約30年前に構築した業務システムにカスタマイズや改修を重ねながら、長年にわたり日々の業務を支えてきました。

一方で、税制や新リース会計基準などの制度変更に加え、リース契約の形態や顧客ニーズが多様化するなか、既存システムで対応できる範囲にも徐々に制約が見え始めていました。

常務取締役の落合正裕様は、システム刷新を検討した背景について次のように振り返ります。

これまで使用してきたオートリースの業務システムは、約30年前に構築したもので、カスタマイズや改修を重ねながら運用してきました。今回、新リース会計基準への対応が必要になったことが、刷新を検討する大きなきっかけです。また、リース契約やお客様のニーズが多様化するなか、既存のシステムで対応できる範囲にも限界が見え始めていました

— 札幌レンタリース株式会社 常務取締役 落合正裕 様

長年利用してきた業務システムの刷新は、単なるシステムの入れ替えではありません。これまで蓄積してきた業務を新しい環境へ移行しながら、今後の制度変更や顧客ニーズの変化にも対応できる体制を整える必要があります。

専任のIT人材が限られる札幌レンタリースにとって、今回のシステム刷新は、将来の事業運営を見据えた重要な経営判断となりました。

「一緒に作り上げる」姿勢が決め手に――SOFICOを選んだ理由

札幌レンタリースがSOFICOとのプロジェクトを進めるうえで大きな安心材料となったのが、自社の業務や現場の状況を確認しながら、ともに課題を整理していく姿勢でした。

プロジェクトではオンラインでのコミュニケーションを中心に進めながら、重要な局面ではSOFICOの担当者が札幌を訪問。対面で認識を合わせ、一つひとつ課題を整理していきました。

システムやプロジェクトに関する専門的な内容についても、一方的に説明するのではなく、実際の業務や現場の声を確認しながら共通認識を形成。こうした継続的な対話の積み重ねが、プロジェクトを進めるうえでの安心感につながりました。

落合様は、SOFICOについて次のように話します。

単にシステムを販売するだけではなく、私たちの業務に寄り添いながら、『一緒に作り上げていきましょう。信頼できるパートナーになります』という姿勢を強く感じました。そこが、SOFICOを選んだ大きな理由でした

— 札幌レンタリース株式会社 常務取締役 落合正裕 様

長期にわたって利用する業務基盤だからこそ、システムそのものに加えて、自社の業務を理解し、ともにプロジェクトを進められるかどうか。札幌レンタリースにとって、SOFICOとの継続的な対話は重要な要素となりました。

Miles導入後に生まれた、日々の業務の変化

Milesの導入後は、情報の確認方法、業務データの管理、複数契約に対する処理方法が変わり、日々の事務作業にかかる負担が軽減されています。

必要な情報を確認しながら、複数の画面で並行して作業

以前のシステムでは、一つの画面を開いている間は別の画面を参照できませんでした。

そのため、お客様から問い合わせを受け、別の情報を確認する必要がある場合には、一度画面を閉じてから必要な情報を開き直す必要がありました。

Milesの導入後は、複数の画面を同時に開き、必要な情報を確認しながら並行して作業できるようになりました。

問い合わせ対応をはじめとする日々の業務でも、必要な情報を確認しながら作業を進められる環境が整っています。

Excelで管理していた業務データをMilesへ集約

従来は、既存システム内で管理できない業務について、Excelを使って個別にデータを管理していました。

システムとExcelに情報が分かれているため、必要な情報を確認したり更新したりする際にも手間がかかっていました。

Milesの導入後は、これまでExcelで管理していた業務データをMilesへ集約。必要な情報を一元的に確認・管理できる環境が整いました。

複数台分をまとめて処理し、繰り返し作業を軽減

契約に関する処理方法にも変化がありました。以前のシステムでは、一つの契約につき一つずつ処理する必要がありました。例えば10台分のリース料を処理する場合には、同じ操作を10回繰り返していました。

Milesの導入後は、顧客単位で複数台分をまとめて処理できるようになり、繰り返し作業に伴う日々の事務負担が軽減されています。

事務負担の軽減が、お客様と向き合う時間を生み出す

今回のシステム刷新による変化は、作業時間や手間の削減だけにとどまりません。日々の事務負担が軽減されたことで、現場がお客様への対応により多くの時間を充てられる環境が生まれています。

情報の確認や繰り返し処理にかかる負担が減ったことで、現場には業務上のゆとりが生まれました。その結果、「お客様への対応をさらに充実させていこう」という意識にも変化が表れています。

地域に根ざしてオートリース事業を展開する札幌レンタリースにとって、お客様と向き合う時間は重要です。

システムを刷新して事務処理の負担を軽減することは、単に業務を効率化するだけでなく、現場がお客様への対応により多くの時間を使える環境を整えることにもつながりました。

稼働後も続く対話――運用定着とさらなる活用へ

Milesの稼働後も、札幌レンタリースとSOFICOは継続して対話を重ねています。現場で生じた課題や疑問を共有しながら、安定した運用とMilesのさらなる活用に取り組んでいます。

両社は定期的にオンラインで打ち合わせを行い、現場で生じた課題や疑問を一つひとつ確認しています。

1976年の入社以来、長年にわたって社内システムの変遷を見届けてきた事務管理部長の大野正雄様は、導入後も継続して相談できる体制に安心感を覚えたと振り返ります。

導入プロジェクトの経緯や札幌レンタリースの業務を理解するメンバーと、稼働後も対話を続けられることは、現場が新しいシステムへの理解を深め、日々の運用を安定させていくうえでの支えとなっています。

現在、札幌レンタリースでは、一部の運用業務についても将来的に自社で対応できる体制を目指しています。

SOFICOと知識や手順を共有しながらMilesへの理解をさらに深め、自社で対応できる領域を広げていくことが、次のステップです。

地域密着の強みを、変化に対応できる業務基盤で支える

札幌レンタリースのシステム刷新は、長年使い続けてきた業務システムを新しくするだけの取り組みではありませんでした。

業務情報の一元化や日々の事務負担の軽減を通じて、地域密着型の顧客サービスという同社の強みを、これからも生かしていくための業務基盤を整える取り組みでもあります。

現在は、Milesへの理解をさらに深めながら、自社で対応できる運用領域を広げる次の段階へ進んでいます。

長年培ってきた地域に根ざした顧客サービスを大切にしながら、今後の制度や顧客ニーズの変化にも対応できる体制を整えていく――札幌レンタリースの取り組みは、業務システムの刷新が、企業がこれまで培ってきた強みを将来へつないでいくための基盤づくりでもあることを示しています。

※本記事でご紹介した支援内容、対応頻度、プロジェクト体制および運用方法は、本導入プロジェクトにおける事例です。実際のサービス内容や進め方は、お客様のご要件やプロジェクトの状況に応じて異なります。

※導入当時の製品「Miles」は、現在「SOFICO Miles Enterprise」の名称で提供されています。